Privacyverklaring Psyned

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd in juli 2023

Introductie

Omdat wij persoonlijke gegevens van mensen verwerken, is het voor Psyned van het grootste belang dat privacy en gegevensbescherming te allen tijde worden gewaarborgd. Jij moet er van op aan kunnen dat we zeer zorgvuldig met jouw gegevens omgaan. Met deze Privacyverklaring willen we je volledig en transparant duidelijk maken:

welke gegevens we van jou verwerken;
hoe we met jouw gegevens omgaan;
waarom we bepaalde gegevens nodig hebben;
hoe we ervoor zorgen dat jouw gegevens veilig zijn; en
welke rechten je hebt met betrekking tot je data.

In onze Privacyverklaring maken wij onderscheid tussen mensen die alleen onze website gebruiken (websitegebruikers), mensen die contact met ons opnemen om van onze diensten gebruik te maken (cliënten) en psychologen met wie wij werken (behandelaars). Daarnaast gebruiken wij het begrip verwijzers voor organisaties die cliënten aan ons voordragen voor behandeling, zoals werkgevers en het UWV. In het eerste hoofdstuk zijn meer algemene bepalingen opgenomen die voor websitegebruikers, cliënten en behandelaars van belang zijn.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Algemene informatie AVG; Functionaris Gegevensbescherming; Rechten van iedereen die met ons gegevens deelt;

Hoofdstuk 2. Cliënten

Welke gegevens worden er verwerkt en opgeslagen wanneer je cliënt bij ons bent; Waarom; Hoe;

Hoofdstuk 3. Verwijzers

Welke gegevens worden er verwerkt wanneer wij een contract aangaan met een verwijzende organisatie die een cliënt aanbrengt voor behandeling; Waarom; Hoe;

Hoofdstuk 4. Websitegebruikers

Welke gegevens worden er verwerkt en opgeslagen wanneer je alleen websitegebruiker bent; Waarom; Hoe;

Hoofdstuk 5. Overig

Hier staat overige informatie die nuttig kan zijn om te weten.

1. Algemene bepalingen

1.1 AVG

Psyned verwerkt persoonsgegevens volgens de regels van de AVG en de toepasselijke regels uit het gezondheidsrecht (bijv. de WGBO en de Wkkgz). Ook hanteren we de regel dat al onze behandelaren zijn aangesloten bij een door ons erkende beroepsvereniging zoals bijvoorbeeld het NIP.

Psyned BV geldt als zogeheten verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens. De actuele bedrijfsinformatie over Psyned kan je hier vinden en onze contactgegevens staan hier.

1.2 Functionaris gegevensbescherming

Er is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Voor vragen over je persoonsgegevens kan je altijd de FG mailen op fg@psyned.nl die vertrouwelijk zal omgaan met je vraag.

1.3 Wijziging Privacyverklaring

Psyned kan deze Privacyverklaring periodiek wijzigen. Waar mogelijk zal Psyned je informeren over zo’n wijziging. Wij raden je aan online te checken wat de meest actuele versie is.

1.4 Rechten

Op grond van de AVG heb je uitgebreide rechten voor de persoonsgegevens die wij van je verwerken. Deze mag je inzien, laten aanvullen en verbeteren of een kopie opvragen. Je mag ons ook vragen om jouw gegevens te wissen. Soms kan dat niet en in dat geval laten we je altijd weten waarom dat niet kan. Je mag daarnaast bezwaar maken of ons vragen om het verwerken van je persoonsgegevens te beperken. Je hebt ook een recht om je gegevens over te dragen (dataportabiliteit). Je kan al deze rechten inroepen door ons te mailen op privacy@psyned.nl of een brief te sturen naar ons adres. Elk verzoek wordt uiterlijk binnen vier (4) weken beantwoord.

1.5 Klachten

Als je het niet eens bent met de manier waarop Psyned omgaat met jouw persoonsgegevens kan je een bericht sturen naar privacy@psyned.nl of kan je de FG mailen op fg@psyned.nl. Wij proberen dan om samen met jou een oplossing te vinden. Lukt dat niet, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via deze link.

1.6 Verwerkers

Psyned moet voor haar dienstverlening soms 3e partijen inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken. Denk aan leveranciers van e-mail, online opslag of onze partner die de facturatie verzorgt. Zulke leveranciers worden verwerkers genoemd onder de AVG. Psyned heeft met elke verwerker een contract afgesloten waarin zij zich committeren om de ontvangen persoonsgegevens zorgvuldig te gebruiken volgens de regels van de AVG.

1.7 Beveiligen van persoonsgegevens

Psyned neemt verschillende maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te beschermen waaronder bijvoorbeeld gebruik van versleutelde e-mail voor communicatie met cliënten, behandelaars en verwijzers, tweefactor-authenticatie voor inlog in onze systemen met persoonsgegevens, het beperken van toegang tot persoonsgegevens op basis van functie en waar nodig het pseudonimiseren van cliënt persoonsgegevens in facturen of communicatie met verwijzers.

2. Cliënten

2.1 Wat doet Psyned voor cliënten

Word je cliënt, dan ben je (via een verwijzer) met een hulpvraag bij ons gekomen en hebben we je, waar mogelijk, ingepland bij een van onze behandelaars. Hiervoor deel je met ons persoonsgegevens die wij onderverdelen in Contactgegevens en Gezondheidsgegevens. Deze gegevens hebben we nodig om ervoor te zorgen dat wij de juiste hulp en behandelaar voor jou kunnen inschakelen, met jou daarover te kunnen communiceren en daarna om de administratieve en financiële afhandeling van een behandeltraject te kunnen doen.

2.2 De gegevens die wij nodig hebben

Als jij je aanmeldt als cliënt dan gaan wij op basis van je hulpvraag proberen om een passende behandelaar voor je te vinden die je kan helpen. Dat kan een behandelaar zijn die in dienst is bij Psyned of een vrijgevestigde behandelaar met wie we samenwerken.

Voor onze dienstverlening om een passende behandelaar te vinden verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Contactgegevens (NAW, telefoonnummer, e-mailadres), inclusief contactgegevens van eventuele derden, bijvoorbeeld NAW gegevens van ouders bij minderjarige cliënten;
Gezondheidsgegevens (geboortedatum, geslacht en een beschrijving van je hulpvraag en type behandeling).

2.3 Wat doen we met je Gezondheidsgegevens?

Gezondheidsgegevens zijn voor ons noodzakelijk om een behandelaar voor te stellen die de juiste kennis en vaardigheden (en beschikbaarheid) heeft om jou te ondersteunen bij je hulpvraag. Zodra wij een afspraak voor je maken bij een gekozen behandelaar, dan geven we de behandelaar toegang tot de Gezondheidsgegevens die je ons voor dat doel hebt verstrekt om zich voor te bereiden op jullie eerste gesprek.

Een behandelaar houdt tijdens het behandeltraject een medisch dossier van jou bij met Gezondheidsgegevens op basis van de wettelijke regels voor zorgverleners. Psyned heeft geen toegang tot de medische dossiers van cliënten die in behandeling zijn bij één van onze vrijgevestigde behandelaars. Als je hebt gekozen voor een behandelaar die bij Psyned in dienst is dan heeft alleen je behandelaar toegang tot je medisch dossier gedurende het behandeltraject. Psyned beheert wel de beveiligde systemen en applicaties die worden gebruikt voor het medische dossier van de behandelaar in dienst. Met jouw toestemming, kan een andere zorgverlener binnen Psyned toegang krijgen tot je medisch dossier, bijvoorbeeld bij achterwacht en waarneming of in geval van een acute crisis. Deze andere zorgverleners hebben allemaal een geheimhoudingsplicht.

Tenslotte, nadat je behandeltraject is beëindigd, hebben we een wettelijke verplichting je medisch dossier te bewaren. Gedurende deze periode kun je op grond van het gezondheidsrecht jouw medisch dossier inzien, een kopie aanvragen of laten verwijderen. Om dit te kunnen doen heeft een beperkt aantal personen binnen Psyned toegang tot de gearchiveerde medische dossiers.

2.4 Wat doen we met je Contactgegevens?

Je Contactgegevens zijn nodig zodat wij kunnen bemiddelen om een behandelaar voor je te vinden die past qua locatie en afstand. Om je persoonlijk te woord te kunnen staan, maken we via een online kalender een afspraak om je terug te bellen en gebruiken we je e-mail en telefoonnummer. Je e-mailadres gebruiken we vervolgens ook om te kunnen communiceren over je afspraken voor behandeling.

Indien wij op verzoek van een verwijzer behandelingen uitvoeren, ontvangen wij Contactgegevens van jou als cliënt en gebruiken wij die om een passende behandelaar te vinden en de algemene voortgang van het aantal behandelingen te rapporteren aan de verwijzer.

We gebruiken jouw Contactgegevens voor de administratieve en financiële afhandeling van de behandelingen. Psyned maakt gebruik van een externe partij om de facturen per e-mail te laten versturen en jouw betaling te incasseren. Mocht je niet (op tijd) betalen dan stuurt onze facturatiepartner aanmaningen per post. Wanneer een behandeltraject wordt betaald door een verwijzer (bijv. het UWV of een werkgever) zorgt Psyned ervoor dat deze gepseudonimiseerde persoonsgegevens ontvangt op de facturen voor de behandeling.

We gebruiken je e-mailadres ook om een verzoek te sturen tot beoordeling van het adviesgesprek met ons verwijsteam. Hiermee kunnen we een belangrijke pijler van onze dienstverlening blijvend verbeteren, namelijk het snel vinden van een passende behandelaar via een persoonlijke intake. Daarnaast krijgen potentiële cliënten via de website een eerste indruk van die dienstverlening. Na afloop van het behandeltraject ontvang je ook een e-mail verzoek om de behandeling te beoordelen. Zo krijgen wij feedback over onze behandelaars en kunnen we toetsen of onze kwaliteitsnormen gehaald worden.

Tenslotte, als je cliënt wordt van Psyned gebruiken wij je e-mailadres om onze periodieke nieuwsbrief te sturen en om je te informeren als we deze privacyverklaring aanpassen.

2.5 Waar bewaart Psyned je data en voor hoe lang?

Alle data worden bewaard binnen de EU, behalve voor het maken van een belafspraak via de online kalenderapplicatie, welke data buiten de EU kunnen worden bewaard.

Persoonsgegevens die Psyned nodig heeft om een nieuwe cliënt aan te melden voor een behandeling worden vier (4) weken na het laatste contactmoment gewist wanneer het ons niet lukt om een passende behandelaar te vinden.

Persoonsgegevens die nodig zijn voor een lopende behandeling blijven gedurende de behandeling bewaard tot zeven jaar na de laatste afspraak. Voor het medisch dossier geldt een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier.

Clientgegevens die wij uitwisselen met verwijzers worden zeven (7) jaar bewaard.

Tenslotte, persoonsgegevens voor de financiële afhandeling bewaart Psyned minimaal zo lang als wettelijk noodzakelijk.

2.6 Wat zijn de grondslagen voor het gebruik van je gegevens

Grondslagen zijn de officiële redenen zoals deze staan opgesomd in de AVG die wij als Psyned hebben om jouw persoonsgegevens te mogen gebruiken. Gemakshalve hebben wij per type gegevens een koppeling gemaakt met de grondslag:

Gezondheidsgegevens: het tot stand brengen van een behandelingsovereenkomst met een zorgverlener, namelijk de vrijgevestigde behandelaar die valt onder de reikwijdte van de Wkkgz en/of WGBO;

Gezondheidsgegevens: het tot stand brengen en uitvoeren van een behandelingsovereenkomst met een zorgverlener, namelijk de behandelaar die in dienst is van Psyned en valt onder de reikwijdte van de Wkkgz en/of WGBO;
Contactgegevens voor een terugbelafspraak via onze online kalender: het tot stand brengen van de overeenkomst met Psyned;
Contactgegevens: het uitvoeren van de (behandelings)overeenkomst met Psyned of de behandelingsovereenkomst met de vrijgevestigde behandelaar;
Financiële gegevens: het uitvoeren van de overeenkomst met Psyned;
Gebruik van e-mail voor het toesturen van een verzoek tot beoordeling van het adviesgesprek en van het behandeltraject: gerechtvaardigd bedrijfsbelang van Psyned. Een dergelijk verzoek kan de ontvanger altijd weigeren zonder consequenties;
Gebruik van e-mail voor toesturen van nieuwsbrieven en onderzoeken na afloop van een behandeltraject: het gerechtvaardigd belang van Psyned om een cliënt te benaderen met vergelijkbare diensten. Een cliënt kan zich in elk bericht uitschrijven.

2.7 Duidelijke afspraken met behandelaars

Psyned heeft ervoor gekozen om de bepalingen uit de AVG, de regels uit het gezondheidsrecht te verwerken:

in de samenwerkingsovereenkomst met de bij ons aangesloten vrijgevestigde behandelaars. Dat betekent dat zij ervoor hebben getekend om aan alle vereisten te voldoen, waaronder de AVG, de toepasselijke regels van het gezondheidsrecht en de beroepscodes van de aangesloten beroepsvereniging;
In de arbeidsovereenkomst met de behandelaren die in dienst zijn bij Psyned.

3. Verwijzers

3.1 Gegevens die wij nodig hebben

Voor verwijzers (bijv. werkgevers) die zich bij ons aanmelden en met wie wij een samenwerking aangaan, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Contactgegevens verwijzer (naam contactpersoon, organisatienaam, telefoonnummer, e-mailadres, functie)
Contactgegevens cliënt (naam cliënt die via verwijzer wordt aangedragen, telefoonnummer, e-mailadres)
Gezondheidsgegevens cliënt (leeftijd, geslacht en een beschrijving van je hulpvraag)
Financiële gegevens cliënt (aantal gecontracteerde en bezochte behandelingen, gepseudonimiseerde factuurinformatie)

3.2 Waar blijft deze data en hoe lang bewaren wij die?

Contactgegevens van verwijzers worden opgeslagen en verwerkt binnen de EU. Deze Contactgegevens worden bewaard tot zeven (7) jaar na het einde van de samenwerking met Psyned, waarna deze data worden verwijderd of geanonimiseerd.

Voor wat betreft de Contact- en Gezondheidsgegevens van cliënten die via verwijzers worden aangedragen, verwijzen wij naar Hoofdstuk 2 (Cliënten).

Financiële gegevens over cliënten die zijn aangedragen door verwijzers worden bewaard voor minimaal zolang als wettelijk noodzakelijk is.

3.3 Wat zijn de grondslagen voor dit gebruik?

Psyned heeft Contactgegevens van de verwijzer nodig voor het uitvoeren van de samenwerkingsovereenkomst.

Voor wat betreft de grondslagen voor het gebruik van persoonsgegevens van cliënten die door verwijzer worden aangedragen, verwijzen wij naar Hoofdstuk 2 (Cliënten).

Het gebruik van Financiële gegevens over cliënten is noodzakelijk voor het kunnen uitvoeren van de samenwerkingsovereenkomst tussen Psyned en verwijzer.

4. Websitegebruikers

4.1 Gebruik van Cookies

Een methode die veel op internet wordt gebruikt om de werking van internetpagina’s te verbeteren, is het gebruik maken van zogenaamde “cookies“. Dit zijn kleine tekstbestanden die automatisch door de bezochte internetpagina op het apparaat van een bezoeker worden geplaatst.

Er zijn verschillende soorten cookies. Wij gebruiken op onze website alleen noodzakelijke en analytische cookies. Noodzakelijke cookies zijn nodig om onze website goed te laten functioneren. Met analytische cookies krijgen wij inzicht in het website gebruik van onze websitebezoekers. Deze informatie wordt gebruikt om de website en de gebruikerservaring te verbeteren. Wij kunnen bijvoorbeeld zien welke pagina’s slecht laden en hierop actie ondernemen.

4.2 Google Analytics

Om websitestatistieken in te zien, gebruiken wij Google Analytics. Deze statistieken geven ons relevante informatie over de bezoekers van de website.

Voor het gebruik van de websitestatistieken cookie van Google Analytics hoeft Psyned geen toestemming te vragen, deze informatie is geanonimiseerd. Wij hebben Google Analytics geïmplementeerd volgens deze richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens en er is een verwerkersovereenkomst gesloten met Google waarin staat dat wij geen gegevens delen.

Mocht je toch willen voorkomen dat je website bezoek op geen enkele manier door Google Analytics wordt gezien, dan kan je hiervoor een speciale browserextensie installeren, via deze link.

4.3 Cookies voorkeuren aanpassen

In je browser kun je de instellingen voor cookies aanpassen, dit kun je doen voor elke gebruiker en computer. Meer informatie over cookies en instellingen kun je vinden op www.allaboutcookies.org.

4.4 (zelf)tests en zelfhulp

Op onze site vind je een aantal zelftests in de vorm van vragenlijsten. Meestal wordt hierbij niet gevraagd om persoonsgegevens. Als je wel gevraagd wordt persoonsgegevens in te vullen, wordt dit uitdrukkelijk vermeld. Zo snel als mogelijk na verzameling wordt de zelftestdata geanonimiseerd waardoor de gegevens niet meer te herleiden zijn tot individuele personen. Als het nodig is onderzoek uit te voeren met herleidbare gegevens, vragen wij altijd vooraf je toestemming voor dat gebruik.

De geaggregeerde resultaten van onze zelftesten kunnen door Psyned ook gebruikt worden voor de volgende redenen waarvoor wij aparte grondslagen hebben:
Om ons zorgaanbod af te stemmen op resultaten: gerechtvaardigd belang van Psyned om ons dienstenportfolio te verbeteren;
Om de resultaten te gebruiken voor eigen onderzoek: gerechtvaardigd belang van Psyned (om ons dienstenportfolio te verbeteren);
Om periodiek persberichten te publiceren: gerechtvaardigd belang van Psyned (om trends in behandelingen en de samenleving te signaleren);
Voor wetenschappelijk onderzoek: algemeen, publiek belang

5. Overig

Verbeteren van de kwaliteit

Psyned is voortdurend bezig om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. We doen dit onder andere door intercollegiale toetsing van onze behandelaars, periodieke audits (op naleven van de beroepscode en relevante wet- en regelgeving), voor het behalen en monitoren van certificeringen en kwaliteitskeurmerken (bijv. ISO of HKZ) en voor onderzoek van calamiteiten of incidenten. In dat kader kunnen wij periodiek en op basis van geheimhouding steekproefcontroles laten doen van dossiers bij onze behandelaars door gekwalificeerde auditors.

Bekijk onze cookies